Todos los empresarios están obligados a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa. Una forma que dispone el Código de Comercio en su artículo 26 para ello es la obligación de legalizar los Libros Mercantiles. Dentro de éstos encontramos:
- Libro Diario. Registro de todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales. Recoge la situación inicial de la empresa, su evolución y las cuentas anuales a través de Balances trimestrales, de cierre y Cuentas de Pérdidas y Ganancias.
- Libro de Actas de Juntas Generales, Especiales y demás órganos colegiados de la sociedad. Es necesario presentar todas las actas realizadas en el ejercicio en orden cronológico debidamente firmadas. En el supuesto de que el órgano de administración de la sociedad fuera un Consejo de Administración, la Ley de Sociedades de Capital impone el deber de reunirse, al menos, una vez al trimestre, por lo que deberán legalizarse, junto a las Actas de la Junta, las correspondientes a las distintas reuniones del Consejo de Administración.
Es cierto que en la inmensa mayoría de empresas de nuestro país, suele existir únicamente un acta al año, el de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio, pero decisiones como el cambio de denominación, cambio de domicilio, ampliación de capital, cualquier modificación estatutaria, etc., requieren la aprobación de los órganos sociales y consecuentemente de la formalización de un acta que deberá ser incluida en el Libro.
La legalización de libros será obligatoria para todos los empresarios, sean personas físicas o jurídicas, obligados a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
Todos los libros obligatorios antes mencionados se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses a la fecha de cierre del ejercicio. Esto es, si el ejercicio coincide con el año natural, cerrado a 31 de diciembre del año 2016, el último día para legalizar los libros del ejercicio 2016 será el 30 de abril del año 2017. Se deben presentar en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio.
