La legalización de libros en el Registro Mercantil es un trámite esencial para todas las sociedades, ya que garantiza la transparencia y la legalidad de sus operaciones. Este procedimiento no solo es una obligación legal, sino también una forma de asegurar el correcto control contable y societario de la empresa.
¿Quién está obligado a la legalización de libros ante el Registro Mercantil?
Esta obligación incluye tanto los libros contables como los societarios. Todas las sociedades mercantiles están obligadas a la legalización de sus libros oficiales en formato electrónico. La presentación por vía telemática ante el Registro Mercantil es obligatoria para los libros de ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley.
¿Qué tipos de libro se tienen que presentar?
Los libros que deben presentarse para su legalización en el Registro Mercantil son los siguientes:
- Libro Diario: Es un registro contable donde se anotan, de manera cronológica, todas las transacciones financieras de una empresa. Cada entrada incluye detalles como la fecha, las cuentas afectadas, los importes y una breve descripción de la operación Registra todas las operaciones económicas de la empresa día a día.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Es un documento que recopila información sobre los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al cierre del ejercicio económico. Este libro se divide en dos partes: la sección de inventarios, que detalla los activos y pasivos de la empresa, y la sección de cuentas anuales, que incluye los estados financieros como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria.
- Libros de Actas: Es un documento oficial que registra todas las reuniones y decisiones tomadas por los órganos de administración de una empresa. Cada acta debe incluir detalles como la fecha de la reunión, los asistentes, los puntos tratados y los acuerdos alcanzados.
- Libro de Registro de Socios: es otro documento clave que recoge la identidad de los propietarios del capital social de una empresa. Este libro detalla las altas y bajas de socios, así como las transmisiones de participaciones y acciones.
¿Cuál es el plazo para su presentación?
Las sociedades tienen de plazo para la legalización de libros oficiales ante el Registro Mercantil cuatro meses a partir del cierre del ejercicio económico. Por ejemplo, si el ejercicio cierra el 31 de diciembre de 2024, el plazo finaliza el 30 de abril de 2025.
En caso de errores detectados por el Registro Mercantil, se permite realizar una subsanación telemática para corregir la presentación.
¿Qué consecuencias tiene no presentarlo?
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones y dificultades legales para la sociedad. Además, la falta de legalización de los libros compromete la transparencia de la empresa, lo cual puede afectar negativamente la confianza de socios, inversores y terceros.
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